退職メールを送る前に知っておくこと
退職の意向を伝える手段としては、対面が原則です。メールはあくまでも「事前に相談の場を設けたい」という連絡、または対面が難しい場合の補助手段として使います。
対面 → メールの順番が基本
- 上司に口頭で「ご相談したいことがある」と伝える
- 面談の場で退職意向を伝える
- その後、内容確認・正式申し出として書面（退職届）を提出
最初からメールだけで退職を伝えると、「誠実さに欠ける」「軽い」と受け取られることがあります。ただし、上司が遠方・長期出張中・ハラスメント等の事情がある場合は、メールが有効な手段になることもあります。
文例パターン
ケース1：面談の機会を求める事前メール（最も一般的）
件名：ご相談させていただきたいことがございます / 〇〇
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
表題の通りなのですが、個人的に折り入ってご相談がございます。業務のご都合がよいタイミングで、少しお時間をいただくことはできますでしょうか。
30分程度お時間をいただければ幸いです。 候補として、以下のような日程はいかがでしょうか。
・〇月〇日（〇）午後〇時〜 ・〇月〇日（〇）午後〇時〜
もしご都合が合わない場合は、ご指定のお時間に合わせます。 よろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇 〇〇
ケース2：対面後の確認・感謝メール
件名：本日のご面談のお礼と退職の件について / 〇〇
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇の〇〇です。
本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
先ほど申し上げました通り、誠に勝手ながら〇月〇日をもちまして退職いたしたく、改めてお願い申し上げます。
退職希望日：〇〇年〇月〇日
業務の引き継ぎにつきましては、ご指示いただいた通り〇〇さんへの申し送りを〇月末までに完了するよう進めてまいります。
退職届につきましては、所定の様式でご用意いたします。提出先や時期についてご指示いただければと思います。
残りの期間もしっかり業務を全うする所存です。何卒よろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇 〇〇 Tel（内線）：〇〇〇
ケース3：対面が難しい場合のメールのみでの意向伝達
件名：退職のご相談 / 〇〇部 〇〇
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇の〇〇です。
大変恐縮ですが、メールにてご連絡いたします。
このたび、一身上の都合により、退職を希望したいと考えております。 退職希望時期は〇〇年〇月末を希望しておりますが、業務の状況や引き継ぎのご都合を踏まえ、ご相談の上で決めていただければと思っております。
いきなりメールでのご報告となりましたことをお詫び申し上げます。可能であれば改めてお時間を設けていただき、詳細についてお話しさせていただければ幸いです。
〇〇年〇月〇日以降にご都合のよいお時間をお知らせいただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇 〇〇
退職意向メールで気をつけること
退職理由の詳細はメールに書きすぎない
「転職先が決まったため」「家族の介護のため」など、退職理由は面談で話すのが誠実です。メールに書くと「なぜ引き止めてくれなかったのか」などのやり取りが難しくなることがあります。簡潔に「一身上の都合」で構いません。
在職期間中の業務継続をアピールする
「残り期間もしっかり務めます」という意思表示を忘れずに。退職の申し出をしながら業務が疎かになると、最後の印象として残ってしまいます。
法律上は2週間前でOKだが、慣行は1〜3ヶ月前
労働基準法上は2週間前の申し出で退職可能ですが、引き継ぎ・求人期間などを考えると、1〜3ヶ月前が現実的です。会社の就業規則にも確認期間の規定がある場合があります。
退職を申し出た後の流れ
- 面談（上司への意向表明）
- 退職日の調整・決定
- 退職届の提出（所定様式）
- 引き継ぎ開始
- 挨拶メール・社内挨拶
- 最終出社日