場面の概要
在宅勤務（テレワーク）制度のルール通知は、制度の適用条件・申請方法・勤怠管理・セキュリティ規定の4点が特に重要です。
「なんとなくリモートOK」では運用が属人化し、トラブルの原因になります。通知文で基準を明文化することで、全社員が同じルールで動ける環境を作ります。
文例集
文例1：在宅勤務制度導入の案内（シンプル版）
〔社内通知〕在宅勤務制度の導入について
人事部
令和〇年〇月〇日
全社員の皆様へ
このたび、社員の多様な働き方と業務継続体制の強化を目的として、在宅勤務制度を正式に導入いたします。
■ 適用対象 正社員・契約社員（試用期間中の者を除く）
■ 利用可能日数 週〇日まで（月〇日上限）
■ 適用開始日 〇年〇月〇日（〇曜日）より
■ 申請方法 前日〇時までに勤怠管理システムより申請のこと。 当日申請（体調不良・緊急事態）は所属長に直接連絡後、事後申請可。
■ 在宅勤務時の基本ルール
- 始業・終業時刻は通常勤務と同一
- 勤怠管理システムへの打刻は必須
- 始業時にチームチャット（Slack/Teams）にて出勤報告を行うこと
- 中抜けする場合は事前に所属長・チームに連絡すること
- 指定作業環境（VPN接続・会社支給端末）の使用を原則とする
詳細は「在宅勤務規程」（イントラネット掲載）を参照してください。
問い合わせ：人事部 〇〇（内線：XXXX / xxx@xxx.co.jp）
以上
文例2：在宅勤務のセキュリティルール周知（情報管理重視版）
〔重要通知〕在宅勤務時の情報セキュリティについて
情報システム部・人事部
令和〇年〇月〇日
在宅勤務利用者 各位
在宅勤務の運用にあたり、情報セキュリティの観点から以下のルールを厳守してください。
【端末・接続】
- 業務には会社支給端末のみ使用すること（私有PCは禁止）
- 接続は必ずVPN経由で行うこと
- カフェ・公共Wi-FiなどのフリーWi-Fiへの接続は禁止
【情報取り扱い】
- 機密情報・個人情報を含む書類・データの社外持ち出しは所属長の許可を得ること
- 画面を第三者に見られない環境で業務を行うこと
- 業務に不要なクラウドストレージ（個人Googleドライブ等）の使用禁止
【コミュニケーション】
- ビデオ会議は背景に個人情報が映りこまないよう注意すること
- 電話・ビデオ通話中の会話が家族等に聞こえる状況での機密情報の取り扱いに注意すること
違反が確認された場合、在宅勤務の利用資格を停止する場合があります。 ご不明な点は情報システム部（担当：〇〇、内線：XXXX）までご連絡ください。
情報システム部 〇〇
文例3：在宅勤務ルールの改訂版通知
〔改訂通知〕在宅勤務規程の一部変更について（〇年〇月〇日施行）
人事部
令和〇年〇月〇日
社員各位
このたび、在宅勤務規程を以下の通り改訂いたします。
| 項目 | 変更前 | 変更後 |
|---|---|---|
| 利用可能日数 | 週2日まで | 週3日まで |
| 申請期限 | 前日17時まで | 前日終業時刻まで |
| 対象者 | 正社員のみ | 正社員・契約社員 |
改訂後の規程は〇月〇日よりイントラネットに掲載しますのでご確認ください。
制度に関するご質問は人事部（担当：〇〇、内線：XXXX）まで。
以上
通知文を書くときのポイント
「なるべく」「できるだけ」は使わない
制度通知文で「なるべく在宅勤務を活用してください」「できるだけセキュリティに注意してください」のような曖昧な表現は避けます。何をすべきか、何が禁止なのかを明確に記述します。
表・箇条書きを活用する
長い文章よりも、表や箇条書きの方が読まれやすく、周知効果が高くなります。特に「変更点の対比表」は改訂通知で効果的です。
問い合わせ先は必ず記載
制度に関する疑問は必ず出ます。担当者名・内線・メールアドレスをセットで記載しておくことで、スムーズな運用につながります。
イントラネット・規程書へのリンク
本通知文は概要にとどめ、詳細は規程・ガイドラインで補完する構成が一般的です。通知文に「詳細は〇〇規程を参照」と明記します。