よくある疑問
Q. 議事録は誰が書くべきですか？
A. 原則として書記役に指名された人が担当しますが、会議の主催者・ファシリテーターが自分で書く場合もあります。重要な意思決定会議では、後日の確認や責任の所在を明確にするために、参加者の誰かが必ず担当することが大切です。
Q. 議事録はいつまでに送ればいいですか？
A. 一般的には会議終了から24〜48時間以内が目安です。記憶が新しいうちに確認作業を終え、決定事項のアクションが滞らないよう早めに配布しましょう。翌週の月曜日まで待つのは遅すぎます。
Q. 発言は全部書かないといけませんか？
A. いいえ。議事録は録音の文字起こしではありません。「誰が」「何を」「決めたか（提案したか・確認事項になったか）」を記録するのが目的です。雑談・脱線・繰り返しは省略し、要点のみを整理して書きます。
Q. 意見が対立した場合はどう書きますか？
A. 意見が割れた場合は、各意見の要旨を中立的に記述します。最終的な決定事項または「継続審議」「○○を前提に再検討」などの合意内容を明記します。特定の発言を「間違い」のように書くのはNGです。
すぐ使える文例集
標準テンプレート（定例ミーティング向け）
議事録
日時：令和○年○月○日（○）○:○○〜○:○○
場所：第○会議室（オンライン併用）
出席者：○○部長（司会）、田中 一郎、鈴木 花子、山本 次郎
欠席者：佐藤 恵子（資料展開済み）
記録：田中 一郎
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【議題】
1. 前回決定事項の進捗確認
2. ○○プロジェクトの方針変更について
3. 次期予算申請の確認
4. その他
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【1. 前回決定事項の進捗確認】
■ 完了
- ○○ツールの選定：田中が3社比較を完了。次議題で詳細報告予定
- 採用計画の修正：鈴木が人事部へ提出済み
■ 継続
- 外部委託先との契約更新：山本が3月末までに回答を受け取る予定
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【2. ○○プロジェクトの方針変更について】
背景：顧客からのフィードバックを受け、当初の○○方針では要件を満たせないことが判明した
審議内容：
- 田中より3つの代替案（A・B・C）を提示
- ○○部長よりコスト・スケジュールへの影響を確認
- 「案Bで進めるが、コスト上限○万円は厳守」との意見で一致
■ 決定事項
・案B（○○方式）を採用する
・予算上限：○万円
・実施期限：令和○年○月○日
■ アクション
- 田中：案Bの詳細計画書を作成し、3月末までに共有（担当：田中）
- 鈴木：関係部門への連絡（担当：鈴木、期限：4月3日）
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【3. 次期予算申請の確認】
■ 確認事項
- 申請期限：令和○年○月○日（金）17時
- 申請フォーマット：人事部から展開されたExcelシートを使用
■ 決定事項
・各担当は○月○日までに申請希望額を山本へ提出する
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【4. その他】
・次回定例ミーティング：令和○年○月○日（○）○:○○〜 第○会議室
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【アクションサマリー】
| No. | 内容 | 担当 | 期限 |
|-----|------|------|------|
| 1 | 案Bの詳細計画書作成・共有 | 田中 | 3月31日 |
| 2 | 関係部門への連絡 | 鈴木 | 4月3日 |
| 3 | 予算申請額の提出 | 全員→山本 | ○月○日 |
| 4 | 外部委託先から回答受領 | 山本 | 3月末 |
以上
次回ご確認の上、修正・追記がある場合は○月○日（○）までにご連絡ください。
重要意思決定会議向け（プロジェクトキックオフ等）
意思決定の根拠を詳細に残す必要がある場合は、以下のように「検討背景」と「決定根拠」を充実させます。
議事録（重要会議）
日時：令和○年○月○日（○）○:○○〜○:○○
会議名：○○プロジェクト キックオフ会議
参加者：○○取締役（主催）、○○部長、営業部 田中・鈴木、技術部 山本
記録：田中 一郎
【決定事項】（重要事項を冒頭にサマリー）
① ○○システムの新規導入を正式決定
→ 令和○年○月稼働開始を目標とする
② プロジェクトチームを以下の通り編成
→ PM: 山本（技術部）、副PM: 田中（営業部）
③ 初期予算：○○万円を承認
→ 超過見込みが発生した場合は取締役への事前報告を義務付ける
【審議内容サマリー】
・現行システムの課題として「データ処理速度」「保守コスト」の2点が主要課題として共有された
・3社からの提案を比較検討した結果、○○社の提案がコスト・スケジュール・サポート体制の
総合評価で最高点（100点中82点）を獲得したことが報告された
・技術部より移行リスクに関して懸念が示され、移行期間中のデータ並行管理体制を設けることで合意
以上
マナーの基本
表記統一のルール
| 項目 | 推奨表記 |
|---|---|
| 日時 | 西暦または和暦を社内で統一 |
| 参加者名 | 役職・氏名（敬称不要） |
| 発言者名 | 敬称なし（「○○部長より〜」等で役職表記） |
| 金額 | 「○○万円」（数字は半角） |
送付時のメールマナー
議事録の配布は下記のように、簡単な確認依頼を添えて送るのが一般的です。
件名：【議事録】○月○日 ○○会議
○○の皆様
お疲れ様です。田中です。
本日の会議の議事録をお送りします。
内容をご確認の上、修正・追記がある場合は○月○日（○）までにご連絡ください。
ご確認いただけましたら、返信にてお知らせいただけますと幸いです。
何かご不明点があればお知らせください。
よろしくお願いいたします。
まとめ：議事録を書くときのチェックリスト
- 日時・場所・参加者・記録者が記載されているか
- 各議題の「決定事項」と「アクション（誰が・いつまでに）」が明確か
- 発言の要点が整理されており、全文起こしになっていないか
- 意見の対立があった場合、最終決定（または継続審議）が明記されているか
- 次回日程・配布先が記載されているか
- 会議終了から48時間以内に送付できるか