送付状とは何か、なぜ必要か
送付状（添え状）とは、書類や荷物を送る際に一緒に同封する「挨拶と内容物の説明文」です。「何を」「いくつ」送ったかを明記することで、相手が受け取った際にすぐ内容を把握でき、行き違いや不備の確認もしやすくなります。
メールでPDFを送る場合も、本文が送付状の役割を果たします。書類の種類にかかわらず、内容物の説明と一言添えるのがビジネスマナーです。
書き方の基本構成
送付状の基本は以下の7項目で構成されます。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 1. 日付 | 右上に発送日 |
| 2. 宛先 | 会社名・部署名・氏名（敬称付き） |
| 3. 差出人 | 自社名・部署・氏名・連絡先 |
| 4. 題名 | 「書類送付のご案内」等 |
| 5. 挨拶文 | 時候の挨拶+送付の主旨 |
| 6. 送付物一覧 | 品名と数量を箇条書きで |
| 7. 締めの言葉 | 確認依頼・問い合わせ先 |
文例集
例文1: 一般的な書類送付状
令和○年○月○日
○○株式会社 ○○部 ○○様
株式会社△△ ○○部 ○○
書類送付のご案内
拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、下記の通り書類をお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
記
■ 送付物 ・○○（○通） ・△△（○部）
以上
ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。
敬具
株式会社△△ ○○部 担当: ○○ TEL: 000-0000-0000 E-mail: ○○@△△.co.jp
例文2: 履歴書・応募書類の送付状
令和○年○月○日
○○株式会社 人事部 採用ご担当者様
○○ ○○（住所: ○○）
応募書類送付のご案内
拝啓 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
このたびは貴社の○○職（求人番号: ○○）に応募いたしたく、下記の通り応募書類をお送りいたします。ご査収いただきますようお願い申し上げます。
記
■ 送付物 ・履歴書（1通） ・職務経歴書（1通） ・○○（1通）
以上
何とぞよろしくお願い申し上げます。
敬具
連絡先: ○○-○○○○-○○○○ E-mail: ○○@○○.com
例文3: 請求書の送付状（簡潔版）
令和○年○月○日
○○株式会社 ○○部 ○○様
株式会社△△ ○○部 ○○
請求書送付のご案内
平素よりお世話になっております。
下記の通り、○月分の請求書をお送りいたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
■ 送付物 ・○○年○月分 請求書（1通） 件名: ○○のご請求 金額: ○○○,○○○円（税込）
ご不明な点は下記までご連絡ください。
○○ TEL: 000-0000-0000
例文4: FAX送付状
───────────────────────────── FAX送信票 ───────────────────────────── 宛先: ○○株式会社 ○○部 ○○様 FAX: 00-0000-0000
送信日: 令和○年○月○日 差出人: 株式会社△△ ○○部 ○○ TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
件名: ○○のご送付
送信ページ数（本票含む）: ○枚
─────────────────────────────
平素よりお世話になっております。 下記の通りFAXにてお送りいたします。
■ 送付内容 ・○○（○枚）
お手数ですが、ご確認いただきますようよろしくお願いいたします。 ご不明の点はお電話にてご連絡ください。
─────────────────────────────
例文5: メールで書類を送る場合の本文
件名: 【送付】○○のご送付 株式会社△△ ○○
○○株式会社 ○○様
お世話になっております。株式会社△△の○○でございます。
○○の件につきまして、下記の通りファイルをお送りいたします。
■ 添付ファイル ・○○.pdf（○月分 ○○）
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 どうぞよろしくお願いいたします。
○○ 株式会社△△ ○○部 TEL: 000-0000-0000
よくある疑問
Q. 送付状は必ず必要ですか？
→ 法的な義務はありませんが、ビジネスマナーとして送付状（または添え状）を同封するのが一般的です。特に初めて書類を送る相手や、重要書類（契約書・請求書等）を送る場合には必ず添えましょう。
Q. 送付状の日付は投函日？作成日？
→ 投函日（実際に郵送する日）を記載するのが基本です。メールの場合は送信日になります。
Q. 本文は長くなくていい？
→ 送付状は「何を送ったか」を端的に伝えるものなので、長文は不要です。挨拶1〜2文＋送付物の一覧＋締め、という構成が理想的です。
送付状を書く際のNG
- 送付物の数量を書かない（受け取った側が数を確認できない）
- 宛先の会社名・担当者名を略す（「○○御中」だけで名前を書かないのはやや失礼）
- 差出人の連絡先を省く（問い合わせができなくなる）
- 誤字・脱字（金額・社名の間違いは信頼を損なう）