幹事として送る案内のポイント
忘年会の案内文は、参加者が「日時・場所・費用」を一目で確認できることが第一条件です。参加締め切りを明確に示し、返信方法（メール/Googleフォームなど）も一緒に案内することで、幹事の手間も大幅に減ります。
送るタイミングは開催の3〜4週間前が理想。2週間前にはリマインドを送ると欠席・遅刻の混乱が減ります。
案内文の文例
例文1: 社内メール（標準・参加確認あり）
件名: 【ご案内】○○部 忘年会のご案内（○月○日）
○○部の皆さん
お疲れ様です。今年も忘年会の季節がやってまいりました。 下記の通り開催しますので、ご予定をご確認ください。
■ 日時: ○月○日（○曜日）○時〜○時（○時スタート） ■ 会場: ○○（○○駅 徒歩○分） 住所: ○○○○ TEL: 000-0000-0000 ■ 会費: ○○○○円（当日集めます） ■ 幹事: ○○（内線: ○○）
ご不明な点はお気軽にお声がけください。 〆切は○月○日（○曜日）までにお知らせいただけますと助かります。
返信方法: このメールに「参加」or「欠席」を一言添えてご返信ください。
皆さまのご参加をお待ちしております！
○○
例文2: グループチャット・LINEでの案内（カジュアル）
【忘年会のお知らせ🎉】
今年もやります！○○部忘年会。
📅 日時: ○月○日（○） 19:00〜 📍 場所: ○○（○○駅すぐ） 💴 会費: 4,500円（飲み放題込み）
出欠は○月○日までにこのスレッドに「◯」か「×」でお願いします！
幹事: ○○
例文3: 社外も含む案内（取引先・関係者向け）
件名: 【ご案内】○○年忘年会のご案内
○○株式会社 ○○様
平素より大変お世話になっております。 株式会社△△ ○○部の□□でございます。
年末のご多忙な折、誠に恐縮ではございますが、今年も恒例の忘年会を下記の通り開催する運びとなりました。○○様にもぜひご参加いただければ幸いです。
■ 日時: ○月○日（○曜日）○時〜○時 ■ 会場: ○○（○○駅 徒歩○分） ■ 会費: ○○○○円（当日頂戴いたします） ■ 参加締め切り: ○月○日（○曜日）
参加のご可否を、○月○日（○曜日）までにご返信いただけますと幸いです。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
ご参加いただけることを楽しみにしております。 どうぞよろしくお願いいたします。
□□
例文4: リマインドメール（開催1週間前）
件名: 【リマインド】来週○日（○）忘年会のご案内
○○部の皆さん
お疲れ様です。幹事の○○です。 来週の忘年会が近づいてまいりましたので、改めてご案内いたします。
■ 日時: ○月○日（○曜日）○時〜（○時受付開始） ■ 会場: ○○ ■ 会費: ○○○○円
まだ出欠をお知らせいただいていない方は、○月○日（○）中にご連絡ください。 なお、当日の遅刻・早退が決まっている場合も、事前に一言お知らせいただけると助かります。
皆さんとわいわいできるのを楽しみにしています！
○○
案内文のチェックリスト
案内メールを送る前に確認しておきたいポイントです。
| 項目 | 確認 |
|---|---|
| 日時（開始・終了時刻）が入っているか | ✓ |
| 会場名・住所・最寄り駅が書いてあるか | ✓ |
| 会費が明記されているか | ✓ |
| 参加締め切りが明確か | ✓ |
| 返信方法（メール/フォーム）が示されているか | ✓ |
| 幹事の連絡先が入っているか | ✓ |
よくある質問と回答例
Q. 欠席した場合にキャンセル料はかかりますか？
→ 前日までのキャンセルであればかかりません。当日キャンセルの場合、会費の半額をご負担いただく場合があります（お店のキャンセルポリシーに準じます）。
Q. アレルギーや食の制限がある場合は？
→ 事前にお知らせいただければ、お店に確認します。参加確認の際にあわせてご連絡ください。