新年会の案内文を送るタイミング
新年会の案内は、年内（12月中旬〜下旬）に送るのが理想です。年明け直後に送ると、参加者のスケジュール調整が難しくなり、出席率が下がることがあります。また、新年会は忘年会と異なり「今年もよろしくお願いします」という前向きな場。案内文のトーンも少し明るく、華やかさを意識すると雰囲気が出ます。
案内文の文例
例文1: 社内メール（標準・年内送信版）
件名: 【ご案内】○○部 新年会のご案内（○月○日）
○○部の皆さん
お疲れ様です。幹事の○○です。 新年を皆さんで祝い、今年一年のいいスタートを切るために新年会を開催します！
■ 日時: ○月○日（○曜日）○時〜○時 ■ 会場: ○○（○○駅 徒歩○分） ■ 会費: ○○○○円（飲み放題込み） ■ 締め切り: ○月○日（○曜日）
参加・欠席をこのメールへの返信でお知らせください。 なお、会場の都合で人数に上限があります。お早めにご返信いただけると助かります。
新年から楽しい時間を一緒に過ごせることを楽しみにしています！
○○
例文2: 年明けに送る場合（1月初旬送信）
件名: 【ご案内】新年会のお知らせ ○月○日（○曜日）
○○部の皆さん
明けましておめでとうございます。今年もよろしくお願いいたします。
新年を皆さんで祝う場として、下記の通り新年会を開催します。 年始のご多忙な折とは存じますが、ぜひご参加ください。
■ 日時: ○月○日（○曜日）○時〜 ■ 会場: ○○ 住所: ○○ ■ 会費: ○○○○円 ■ 出欠締め切り: ○月○日（○曜日）
参加される方は、○月○日までにこのメールへご返信ください。 幹事: ○○（内線: ○○／メール: ○○@○○.co.jp）
今年一年、皆さんにとって良い年になりますように。
○○
例文3: グループチャット・Slack用（カジュアル）
🎍【新年会やります！】
今年もよろしくお願いします！ 新年のスタートをみんなで祝いましょう🥂
📅 ○月○日（○） 19:00〜21:30 📍 ○○（○○駅1分） 💴 4,000円（飲み放題含む）
出欠確認は○月○日（○）までにこのスレッドで「◯ / ×」でお願いします！
幹事: ○○
例文4: 社外関係者を含む丁寧な案内
件名: 【ご案内】新年会のご案内
○○株式会社 ○○様
明けましておめでとうございます。株式会社△△ ○○部の□□でございます。 旧年中は格別のご厚情を賜り、厚くお礼申し上げます。
つきましては、今年一年の更なるご縁を深めるべく、下記の通り新年会を開催する運びとなりました。ご多忙中、誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席いただけますと幸いです。
■ 日時: ○月○日（○曜日） 午後○時〜 ■ 会場: ○○ ■ 会費: ○○○○円（当日頂戴いたします） ■ 参加締め切り: ○月○日
ご参加の可否を○月○日（○曜日）までにご返信いただきますよう、よろしくお願い申し上げます。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
□□
例文5: リマインドメール（開催1週間前）
件名: 【リマインド】来週○日 新年会のご案内
○○部の皆さん
幹事の○○です。来週の新年会が近づいてまいりました！
■ 日時: ○月○日（○曜日）○時〜（受付 ○時〜） ■ 会場: ○○
まだ出欠をお知らせいただいていない方は、○月○日（○）中にご連絡ください。 当日、急に遅刻・欠席になる場合も事前にご一報いただけると助かります。
一緒に新年を楽しみましょう！
○○
幹事の段取りチェックリスト
| タイミング | やること |
|---|---|
| 1ヶ月前 | お店の候補をピックアップ・仮予約 |
| 3〜4週間前 | 案内メール送信・参加者集計開始 |
| 2週間前 | 人数を店に報告・コース確定 |
| 1週間前 | リマインド送信・最終人数確認 |
| 3日前 | 遅刻・早退者の把握・座席案を考える |
| 当日 | 会費の集金・お店との最終確認 |
案内文でよくある失敗
- 日時・場所が分かりにくい: 箇条書き（■ or ・）で見やすく整理する
- 締め切りを書かない: 「できれば返信を」では集まらない。具体的な日付を明示する
- 費用を書かない: 後で「そんな値段と知らなかった」とならないよう、必ず先に伝える
- 連絡先がない: 「不明点は□□まで」と幹事名と連絡先を明示する