取引先への催促メールとは
取引先への催促メールは、相手との関係を傷つけずに対応を促すために、言葉の選び方が非常に重要です。「催促」と感じさせないように、確認・リマインドのトーンで伝えることで、関係を維持しながら業務を前進させることができます。
ここでは、取引先への催促メールの例文を場面別にご紹介します。
返信の催促
例文1: メール返信の催促（丁寧な確認）
件名: 【確認】○○の件についてご回答をお願いしたく
株式会社○○ ○○部 ○○様
平素より大変お世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。
先日（○月○日）にお送りいたしました○○の件につきまして、まだご返信をいただけていないことを確認しております。
大変お忙しい中恐れ入りますが、弊社の都合で恐縮ながら、○月○日（○）までにご回答をいただけますと幸いです。
ご回答が難しい場合は、現在のご状況をお知らせいただくだけでも助かります。 何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願い申し上げます。
例文2: 見積書提出の催促
件名: 【ご確認】○○の見積書のご提出について
株式会社○○ ○○部 ○○様
いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。
○月○日にお願いしておりました○○の見積書につきまして、現在の進捗状況をお伺いしたく、連絡させていただきました。
社内での承認手続きの都合上、○月○日までに見積書をご提出いただけますと大変助かります。
もしご準備にお時間が必要な場合は、途中経過をお知らせいただけますでしょうか。 引き続きよろしくお願い申し上げます。
納品の催促
例文3: 納品遅延の確認（初回）
件名: 【ご確認】○○の納品スケジュールについて
株式会社○○ ○○部 ○○様
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。 株式会社△△の□□でございます。
○月○日にご納品予定でございました○○についてお伺いしたく、メールをお送りしております。
本日時点でご納品を確認できておりませんが、現在の状況をお知らせいただけますでしょうか。
弊社の業務スケジュールの都合上、確認させていただいております。 大変恐れ入りますが、ご対応をよろしくお願い申し上げます。
例文4: 納品遅延の催促（再度）
件名: 【重ねてのお願い】○○の納品について
株式会社○○ ○○部 ○○様
平素よりお世話になっております。 株式会社△△の□□でございます。
○月○日にもご連絡いたしました○○の納品について、重ねてご確認申し上げます。
現在、弊社では○○の到着を待って次のフェーズの業務を進める予定でございます。納品が遅れるとスケジュール全体に影響が出てしまう状況のため、誠に恐れ入りますが、現在の状況と今後の見通しをお知らせいただけますでしょうか。
もし何か問題が生じているようであれば、早めにご相談いただけますと、対応策を一緒に検討することも可能です。
何卒よろしくお願い申し上げます。
支払いの催促
例文5: 入金確認の催促
件名: 【ご確認】○月分ご請求書のお支払いについて
株式会社○○ 経理部 ○○様
平素より大変お世話になっております。 株式会社△△経理部の□□でございます。
先日（○月○日）にお送りいたしました○月分のご請求書（請求番号: INV-XXXX、金額: ○○,○○○円）について、お支払い期限が○月○日となっておりますが、本日時点で入金を確認できておりません。
大変恐れ入りますが、お支払いの状況をご確認いただけますでしょうか。 もし既にお手続きいただいている場合は行き違いのご無礼をお詫び申し上げます。
ご不明な点がございましたら、弊社経理部（□□）までお気軽にご連絡ください。
よろしくお願い申し上げます。
使い分けのポイント
- 「催促」と感じさせない言葉選び: 「督促」「請求」より「ご確認」「お伺い」の表現を使うと柔らかくなる
- 期限を明確に伝える: 「できれば早めに」ではなく「○月○日までに」と具体的に示す
- 初回は柔らかく、2回目以降はやや明確に: エスカレーションの程度を段階的に上げる
- 相手の状況への配慮を示す: 「大変お忙しい中恐れ入りますが」と一言添える
NG例・注意点
やってはいけないこと
- 感情的な表現を使う: 「なぜまだ返信がないのですか」→ 関係悪化の原因になる
- CC・BCCを多用する: 最初から上司をCCに入れることは相手への圧力になりすぎる
- 過度に謝る: 対応を求めているのに「たびたびすみません」と謝り続けるのは本末転倒
- 件名を変えて送る: 同一案件の催促は同じスレッド・件名で送ると経緯が分かりやすい
NG文例
○○様、先日送った請求書、まだ払っていただけていないようですが、どうなっていますか。早急に対応してください。
改善ポイント: 「まだ払っていただけていない」「早急に対応してください」は相手を責める印象を与えます。「本日時点でご入金の確認ができておりませんが、状況をお知らせいただけますでしょうか」のように確認のトーンで伝えることで、角を立てずに対応を促すことができます。