日程変更のお願いメール｜例文・テンプレート

よくある疑問

Q. 日程変更をお願いするとき、理由は詳しく書くべき？

A. 一言添えれば十分です。「急な社内案件が入りまして」「体調不良のため」など、相手が理解できる範囲で伝えましょう。事情を細かく書くと、かえって言い訳のような印象を与えます。

Q. どれくらい前に連絡すればいい？

A. 分かった時点でできるだけ早く連絡するのが基本です。前日・当日の変更は特に迷惑をかけるため、最初の一文でお詫びを述べましょう。理想は3日前以上。

Q. 新しい日程の候補は何個出す？

A. 3つが目安です。少なすぎると再調整になりやすく、多すぎると逆に選ぶ手間をかけます。幅のある候補（例：○日午後 or ○日終日）にすると先方が選びやすくなります。

Q. 取引先への変更依頼と、社内上司への変更依頼は書き方が違う？

A. 礼儀の程度は違いますが、構成は同じです。①お詫び→②変更理由（簡潔に）→③新しい候補日→④再度のお詫びとお礼、この流れで書けば問題ありません。

件名：【日程変更のお願い】4月5日打ち合わせの件

○○株式会社営業部田中様

いつもお世話になっております。△△株式会社の佐藤です。

4月5日（土）14:00にお約束しておりました打ち合わせの件ですが、誠に勝手ながら日程のご変更をお願いできますでしょうか。

急な社内案件が入りまして、当日どうしてもご対応が難しい状況となってしまいました。楽しみにしていただいていた中、大変申し訳ございません。

代替日程の候補（いずれも1〜2時間程度を想定）

上記以外でもご都合に合わせますので、ご希望の日時をお知らせください。ご迷惑をおかけしてしまい、改めてお詫び申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。

件名：○日のご面談日程変更のお願い

○○部長

お疲れ様です。△△です。

来週○月○日（○）にご調整いただいた面談の件ですが、急な○○対応が入ってしまいました。大変申し訳ございませんが、日程を変更していただくことは可能でしょうか。

以下の日時であればご都合はいかがでしょうか。

ご不便をおかけして申し訳ありません。よろしくお願いいたします。

件名：【緊急・日程変更のお願い】本日○時の件

○○様

突然のご連絡をお許しください。△△株式会社の山田と申します。

本日○時にお約束しておりました件につきまして、先ほど急遽○○が発生し、ご訪問が難しい状況となってしまいました。

直前のご変更となり、大変なご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。

早急に別日を確保させてください。 以下のいずれかでご都合はいかがでしょうか。

ご不便をおかけしますが、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。

件名：Re: 日程変更のご連絡

○○様

ご連絡ありがとうございます。どうぞご遠慮なく、日程を変更してください。

ご提示いただいた候補のうち、○月○日（○）○時〜でいかがでしょうか。こちらで問題なければ、改めてご確認いただけますと幸いです。

またお会いできることを楽しみにしております。よろしくお願いいたします。

「変更」か「延期」か「キャンセル」かを明確にする 「変更したいのか」「延期なのか」「取り消したいのか」を曖昧にすると先方が混乱します。どのご対応を希望するかを最初に明確に書きましょう。

お詫びは冒頭に、感謝は末文に 日程変更は相手に手間をかけます。「申し訳ありません」を最初に書き、最後は「ご調整いただきありがとうございます」で締めるのが基本の流れです。

確定後の確認メールを送る 日程が決まったら「○月○日（○）○時にお伺いします」と確認メールを送ると丁寧です。口頭確認だけでは行き違いが起きることがあります。