こんなとき、どう書く？
返品依頼メールは「クレーム」の一種であり、感情的にならず事実を淡々と伝えることが大切です。返品理由・商品状態・希望対応（返品or交換or返金）を明確に書くことで、先方も迅速に対処できます。
ビジネス取引の場合は特に、証拠となる写真や納品書の控えを添付することで交渉がスムーズになります。
ケース別の文例
ケース1：届いた商品が不良品だった
件名：商品不良のご報告と返品のお願い（注文番号：XXXXX）
○○株式会社 カスタマーサポートご担当者様
株式会社△△の中村と申します。 先日（3月20日）、注文番号XxxxxXにてご購入した○○について ご連絡いたします。
本日商品を開封したところ、以下の不良が確認されました。
不良内容
- 外装に製造時と思われる傷（約3cm）
- 内部パーツの欠損（写真①参照）
ご注文から届くまで問題はなかったため、製造上の問題と考えております。 誠に恐れ入りますが、良品への交換をお願いしたく存じます。
なお、当該商品の写真（3枚）と納品書の写しを添付しております。 ご確認の上、ご対応の方法についてご指示いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
ケース2：注文した商品と異なるものが届いた
件名：誤送品の返品について（注文番号：YYYYY）
○○通販センター ご担当者様
こんにちは、山田と申します。 3月22日に注文番号YyyyyYにてご注文した商品について、 誤配送と思われる事態が発生したためご連絡いたします。
ご注文内容: ○○（赤・Mサイズ） 届いた商品: △△（青・Lサイズ）
商品に同封された明細書を確認したところ、品番が異なっておりました。
お手数ですが、正しい商品との交換をご手配いただけますでしょうか。 誤送品の返送方法についてもご指示ください。 着払いでの返送で問題なければ、ご確認次第すぐに発送いたします。
添付に届いた商品の写真と明細書の写真をお送りします。
何卒よろしくお願いいたします。
ケース3：イメージと大きく異なるため返品したい（消費者向け）
件名：商品返品のお願い（注文番号：ZZZZZ）
○○ショップ ご担当者様
3月18日に商品をご購入した木村と申します。
商品を実際に使用してみたところ、ウェブサイト上の説明・写真とは 著しくイメージが異なると感じました（具体的には：色味が大幅に異なり、 サイズ感もかなり小さい）。
貴社の返品ポリシーをご確認したところ、 「商品到着後7日以内・未使用品」という条件に該当しております。
返品を希望する理由: 商品説明との相違 商品の状態: 未使用・タグ付き（梱包材あり）
返品手続きの方法と、返送先住所をお知らせいただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。
ケース4：ビジネス仕入れで使用不可な商品が届いた
件名：【返品・返金依頼】注文No.12345 ○○について
株式会社△△ 営業部 ○○様
いつもお世話になっております。株式会社□□の橋本です。
先月ご発注した○○（品番：ABC-001、数量：50個）について ご相談があります。
受入検査の結果、規格値（±0.5mm）を超える寸法のロットが全体の30%（15個） 確認されました。弊社製品への使用が不可のため、当該15個の 返品・返金をお願いしたく連絡いたします。
返品対象: 品番 ABC-001 × 15個 金額: ○○,○○○円（単価×15個分） 理由: 受入検査での規格外判定
検査記録と該当品の写真を添付します。 ご確認の上、引き取り日程・返金方法についてご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
失敗しがちなポイント
NG → OK の比較
NG例
届いた商品が全然ダメです。すぐ返品したいので対応してください。
何が問題か
- どの注文かが不明（注文番号・日付の欠如）
- 「全然ダメ」では具体的な不良内容が伝わらない
- 感情的な表現は先方の対応を遅らせる可能性がある
OK例
3月20日注文（注文番号：XXXXX）の○○商品について、開封時に外装の傷（約3cm）が確認されました。写真を添付しますので、良品への交換をご検討いただけますでしょうか。
応用パターン：返品を丁重に断られたときの再交渉
件名：Re: 商品返品の件について
○○様
ご回答ありがとうございます。 ご事情はよく理解いたしました。
ただ、今回は明らかな製造不良が確認されており、 商品代金の支払いに見合うご対応をいただけないまま クローズとするのは難しい状況です。
もし返品・交換が難しい場合は、**部分的な返金（○○%）**や 次回発注時の割引などのご提案をいただくことはできますでしょうか。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。