督促メールは「段階的」が鉄則
未収金の督促は、いきなり強い表現を使うと取引関係を損なうリスクがあります。一方で、遠慮しすぎると「催促しても大丈夫」という印象を与えてしまいます。
段階を踏んで丁寧に、かつ確実に伝えることが基本方針です。
| 段階 | タイミング | トーン |
|---|---|---|
| 1回目（確認） | 支払期日から3〜5営業日後 | 確認・案内スタンス |
| 2回目（催促） | 1回目から1〜2週間後 | お願い・確認要請スタンス |
| 3回目（最終催促） | 2回目から1〜2週間後 | 明確な期限提示・状況確認 |
段階別の文例
1回目：支払い確認のお知らせ（穏やかな案内）
件名：【ご確認】〇月分ご請求分の入金について / 〇〇株式会社
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。 〇〇株式会社 経理部の〇〇でございます。
〇月〇日付でお送りした請求書（請求番号：〇〇-〇〇、金額：〇〇円）につきまして、支払期日は〇月〇日でございましたが、本日時点でのご入金が確認できておりません。
お振込済みの場合は、本メールとすれ違いになっている可能性もございます。その際はご容赦ください。
もし何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 経理部 〇〇 〇〇 Tel：03-XXXX-XXXX E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
2回目：改めてのお願い（やや明確な催促）
件名：【重ねてのお願い】〇月分ご請求分の入金について（再送）/ 〇〇株式会社
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
お世話になっております。 〇〇株式会社 経理部の〇〇でございます。
先般〇月〇日にご送付いたしましたご確認メールに対し、まだご返信・ご入金を頂戴できておりません。
請求内容につきましてご不明な点や、ご事情があればぜひお知らせください。 支払い時期についてご調整が必要な場合も、事前にご相談いただければ可能な範囲で対応いたします。
下記の内容でお振込をお願いできますでしょうか。
【請求内容】 ・請求番号：〇〇-〇〇 ・ご請求金額：〇〇円 ・振込先：〇〇銀行 〇〇支店 普通 〇〇〇〇〇〇〇 口座名義：〇〇株式会社
ご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください。 よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 経理部 〇〇 〇〇 Tel：03-XXXX-XXXX
3回目：最終催促（期限と対応を明示）
件名：【至急ご対応のお願い】〇月分未収金について / 〇〇株式会社
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 / ご担当者様
お世話になっております。 〇〇株式会社 経理部の〇〇でございます。
〇月〇日・〇月〇日と重ねてご案内しておりました下記請求につきまして、いまだご入金・ご連絡を頂戴できていない状況です。
【ご未収の請求内容】 ・請求番号：〇〇-〇〇 ・請求金額：〇〇円 ・本来の支払期日：〇月〇日
誠に恐れ入りますが、〇月〇日（〇）までにご入金またはご状況のご連絡をいただけますようお願い申し上げます。
何かお急ぎの事情やご確認事項がございましたら、お電話（03-XXXX-XXXX）でも構いませんので、ご連絡いただければ幸いです。
弊社としてはできる限り円満な解決を望んでおりますので、何卒よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 経理部 部長 〇〇 〇〇 Tel：03-XXXX-XXXX（直通）
督促メールを書くときの心がけ
相手を責めない文体を保つ
「なぜ払わないのですか」「何度もお伝えしましたが」など、責める表現は避けます。相手にも何らかの事情がある可能性があり、関係を修復しにくくなります。
件名に必要情報を入れる
「入金について」だけでは相手が把握しにくい。請求番号や金額を件名に入れると、担当者がすぐに状況を確認できます。
振込先情報は毎回添付する
「以前お伝えした通り」では相手が手間取ります。必要な振込先情報を毎回メールに記載するのが実務的です。
3回目以降も返答がない場合
電話での直接連絡を試みます。それでも連絡がつかない場合は、内容証明郵便や弁護士への相談など、法的手段を含めた対応を検討します。その際は会社の方針に従い、担当部署や上長と連携して進めてください。