代理メールの基本ルール
秘書やアシスタントが上司に代わってメールを送る場面は意外と多くあります。出張中・体調不良・会議中など、状況はさまざまです。代理メールには固有のマナーがあるため、あらかじめ把握しておくと対応がスムーズになります。
代理であることを明示する
受け取った相手が「誰からの、誰による連絡か」を一目で把握できるようにします。
- 件名: 通常通りでよい（代理である旨は件名に入れなくてよい場合が多い）
- 本文冒頭: 「〇〇の秘書を務めております〇〇でございます」または「〇〇の代理で〇〇よりご連絡申し上げます」と添える
- 署名: 秘書自身の名前と「（〇〇社長代理）」や「担当：〇〇」を記載
上司の意思を忠実に伝える
代理メールは「秘書の意見」ではなく「上司の指示・意図」を伝えるものです。独自の判断や補足を入れすぎず、指示された内容を正確に文章にすることが基本です。
場面別の文例
ケース1：上司の出張中に確認・返答を代行する
件名：【〇〇代理】〇〇の件についてご回答 / 〇〇株式会社
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。 〇〇株式会社 社長秘書の〇〇と申します。 代表取締役 〇〇の秘書として、本メールをお送りしております。
先日いただきました〇〇の件につきまして、〇〇より確認し、以下のとおりご回答申し上げます。
（ここに上司の指示に基づく回答を記載）
ご不明な点がございましたら、私（〇〇）宛にご連絡ください。 〇〇は〇月〇日より帰国予定でございます。直接のやり取りが必要な事項については、帰国後に改めてご連絡するよう申し伝えます。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 社長秘書 〇〇 〇〇（〇〇社長代理） Tel：03-XXXX-XXXX（内線 〇〇〇） E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
ケース2：スケジュール調整・日程打診の代理対応
件名：〇〇との面談日程のご調整 / 〇〇株式会社 秘書室
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。 〇〇株式会社 秘書室の〇〇でございます。 弊社代表 〇〇の秘書として、日程調整のご連絡をさせていただいております。
先日〇〇よりご依頼の面談につきまして、〇〇の都合を確認いたしました。以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
第1候補：〇月〇日（〇）〇時〜 第2候補：〇月〇日（〇）〇時〜 第3候補：〇月〇日（〇）〇時〜
場所は弊社会議室（〇〇）を想定しておりますが、ご都合に合わせて調整可能です。
ご確認の上、ご返信いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社 秘書室 〇〇 〇〇 Tel：03-XXXX-XXXX E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
ケース3：上司が急遽欠席することを詫びる代理連絡
件名：【〇〇代理・お詫び】本日の会議欠席について / 〇〇株式会社
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇でございます。〇〇の秘書として代理でご連絡申し上げます。
誠に恐れ入りますが、本日〇時より予定しておりました会議につきまして、〇〇が急遽〇〇の対応が生じましたため、誠に遺憾ながら欠席させていただくこととなりました。
重要なお時間をいただいていたにもかかわらず、突然のご連絡となりまして、誠に申し訳ございません。
改めて日程を調整させていただきたく、後日〇〇本人よりご連絡を差し上げます。何卒ご容赦くださいますようお願いいたします。
〇〇株式会社 秘書 〇〇 〇〇（〇〇代理） Tel：03-XXXX-XXXX
代理メールで気をつけること
「代理です」と明示することへの躊躇は不要
相手は本人から連絡が来ることを期待している場合があるため、代理であることを隠すのは逆効果です。明示することで、相手も「誰に何を返答すればよいか」が明確になります。
上司に確認できない事項は即答しない
「おそらく〇〇だと思います」というような独自判断の回答は避けます。確認が必要な場合は「〇〇に確認の上、改めてご連絡いたします」と伝えます。
緊急度の高い内容は電話で先に連絡
急を要する内容をメールだけで送ると確認が遅れる可能性があります。電話で一報を入れてからメールで詳細を伝えるのが確実です。