よくある疑問
Q. 前任者から送るべき？ 新任者から送るべき？
A. 理想は「前任者から後任者を紹介するメール」です。前任者の信頼を引き継ぐ形になるので、取引先への印象が良くなります。前任者がすでに不在の場合は新任者から「前任の○○の後任として」と書いてOKです。
Q. 退職による引き継ぎと異動による引き継ぎで書き方は違う？
A. 退職の場合は「お世話になりました」の感謝を厚めに書き、後任の紹介に重点を置きます。異動の場合は「担当が変わります」という事実の通知が中心で、移動先での新たな関係も視野に入れた書き方が自然です。
Q. 引き継ぎメールはいつ送る？
A. 遅くとも「担当変更の2週間前」が目安です。取引先・社外の重要案件から順に優先して連絡し、社内は最後でもOKです。
Q. 複数の取引先に一斉送信してよい？
A. 一斉送信よりも個別送信の方が丁寧です。ただし量が多い場合は、定型文にお名前だけ変えて個別送信する「差し込み型」の方法が現実的です。BCC一斉送信は失礼に当たることがあるため避けましょう。
すぐ使える文例集
退職による担当変更（前任者から取引先へ）
件名：担当変更のご挨拶
○○株式会社 営業部 山田様
いつもお世話になっております。 株式会社△△ 営業部の佐藤でございます。
私事でございますが、この度2026年3月末日をもって 株式会社△△を退職することになりました。
長年にわたりご支援いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
後任の担当者について
私の後任は、同じく営業部の田中 浩二が担当させていただきます。
後任担当者情報
- 氏名：田中 浩二（たなか こうじ）
- メールアドレス：tanaka.koji@△△.co.jp
- 電話：03-XXXX-XXXX（直通）
田中はお客様対応に豊富な経験があり、引き続き誠心誠意ご対応いたします。 近日中に改めてご挨拶させていただく予定です。
今後とも△△株式会社をよろしくお願いいたします。 長い間、本当にありがとうございました。
異動による担当変更（前任者から取引先へ）
件名：担当変更のご連絡
株式会社○○ 田中様
平素よりお世話になっております。 株式会社△△ 第一営業部の山本です。
このたびの4月1日付けの組織変更に伴い、 貴社の担当が私から変更となりましたことをご連絡いたします。
長らくお取引をいただき、誠にありがとうございました。
後任担当者のご紹介
- 氏名：中村 美香（なかむら みか）
- 所属：第二営業部
- メール：nakamura.mika@△△.co.jp
中村は既存案件の引き継ぎを受けており、現在の進捗状況も把握しています。 ご不明な点は遠慮なく中村にお問い合わせください。
私は今後、第三営業部（東日本担当）を担当いたします。 縁あればまた別の機会にご支援いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
新任担当者からの挨拶メール
件名：担当変更のご挨拶
株式会社○○ 山田様
はじめてご連絡いたします。 このたび前任の佐藤から引き継ぎを受けました、 株式会社△△ 営業部の田中 浩二と申します。
これまでの弊社とのお取引について、前任から詳しく伺いました。 長年にわたるご支援に、改めて感謝申し上げます。
さっそくではございますが、現在進行中の**○○プロジェクト**については 引き続き私が担当させていただきます。 引き継ぎの内容については、前任の佐藤からも補足を受けており、 スムーズなご支援ができる準備をしております。
近日中にご挨拶のお電話か、お伺いする機会をいただけますと幸いです。 まずはメールにてご挨拶申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
産休・育休取得による担当変更
件名：産休取得による担当変更のご連絡
○○株式会社 ご担当者様
いつもお世話になっております。 株式会社△△の鈴木（山田）由美子でございます。
このたび、私が産休・育休を取得することとなり、 2026年5月1日よりしばらくの間、業務を離れることとなりました。
大変恐縮ですが、その間の担当は同部の渡辺 健太が引き継ぎます。 現在の進行案件についてはすでに引き継ぎを完了しており、 ご不便をおかけしないよう準備しています。
引き継ぎ担当者情報
- 氏名：渡辺 健太（わたなべ けんた）
- メール：watanabe.kenta@△△.co.jp
復帰時期は2027年春を予定しております。 復帰後には改めてご連絡させていただきます。
長年のご支援に感謝いたします。 今後ともよろしくお願いいたします。
マナーの基本
後任者の連絡先は必ず記載する 引き継ぎメールで後任の情報が不明だと、取引先が問い合わせ先を探す手間が生じます。メールアドレス・電話番号を明記しましょう。
進行中の案件について触れる 特に重要な案件がある場合は「○○プロジェクトについては後任の田中がすでに把握しています」と添えると、取引先の不安が和らぎます。
感謝と引き継ぎを混ぜない 前任者の感謝メールで、後任者の紹介まで詰め込みすぎると読みにくくなります。感謝1〜2段落→後任紹介1〜2段落、のシンプルな構成が読まれやすいです。
まとめ：書くときのチェックリスト
- 「担当変更」である旨が件名に明記されているか
- 変更時期（いつから）が明確か
- 後任者の名前・連絡先が記載されているか
- 感謝の言葉が含まれているか
- 進行中の重要案件についての言及があるか