お悔やみメールとは
訃報を受けた際、すぐに駆けつけることが難しいとき、またはメールが適切な連絡手段であるときにお悔やみの気持ちをメールで伝えることがあります。
お悔やみメールは、電話やお手紙ほど改まった手段ではないため、特にメール中心でコミュニケーションをとってきた関係性の方への連絡に適しています。ただし、弔事のマナーである忌み言葉を避け、丁寧な言葉遣いで送ることが大切です。
職場の同僚・上司の家族が亡くなった場合
例文1: 上司の親族が亡くなった場合（丁寧）
件名: お悔やみ申し上げます
〇〇課長
このたびはお父様のご逝去、誠に残念でなりません。 謹んでお悔やみ申し上げます。
生前の〇〇様のお話を伺うたびに、穏やかで頼りになるお父様のお人柄が伝わってまいりました。 突然のご訃報に、ただただ言葉もない思いでおります。
ご葬儀の準備など、何かとご多忙のことと存じます。 どうか体に気をつけてお過ごしください。
心よりご冥福をお祈りし、謹んでお悔やみ申し上げます。
△△（氏名）
例文2: 同僚の家族が亡くなった場合（やや親しいトーン）
件名: 訃報を受けて
〇〇さん
このたびはお母様のご逝去、心よりお悔やみ申し上げます。
突然の知らせに驚き、何とお声がけしていいかわからず、まずメールでお伝えすることをご容赦ください。
ご葬儀や手続きで、今は本当に大変な時期かと思います。 会社のことは皆でフォローしますので、どうかゆっくりとお別れの時間を持ってください。
何か力になれることがあれば、遠慮なく声をかけてください。 〇〇様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。
△△
取引先・ビジネス関係者に送る場合
例文3: 取引先担当者の家族が亡くなった場合
件名: ご尊父様ご逝去のお悔やみ
〇〇株式会社 〇〇様
平素より大変お世話になっております。△△株式会社の△△でございます。
このたびはご尊父様のご逝去のご訃報を受け、謹んでお悔やみ申し上げます。
ご家族の皆様のご悲嘆は察するに余りあります。 業務のことはご心配なさらず、どうかゆっくりとお別れの時間を持っていただければと存じます。
取り急ぎ、書中にてお悔やみ申し上げます。
△△株式会社 △△
知人・友人に送る場合
例文4: 共通の知人を亡くした友人へ
件名: 〇〇さんのご逝去について
〇〇さん
突然のご連絡で驚いています。〇〇さんのご逝去、本当に残念でなりません。 いつも穏やかで温かい方でしたね。
お辛い中、連絡してくれてありがとうございます。 何かできることがあれば、いつでも声をかけてください。
〇〇さんのご冥福を心よりお祈りしています。
△△
使い分けのポイント
- 送るタイミングに注意する: 訃報を知ったらなるべく早く、遅くとも数日以内に送る。ただし深夜早朝は避ける
- 件名を明確にする: 「お悔やみ申し上げます」「ご逝去のご連絡について」など、一目でわかる件名にする
- 相手の状況を察した言葉を添える: 葬儀準備や手続きで忙しい時期であることへの配慮を示す
- 業務的な話題は避ける: 同僚・上司へのメールでも、仕事の引き継ぎや業務の話は別の機会に
- 長くなりすぎない: メールは手紙より簡潔にまとめる。500字以内が目安
NG例・注意点
忌み言葉と避けるべき表現
| 避けるべき表現 | 代わりに使う言葉 |
|---|---|
| 重ね重ねお悔やみ | 謹んでお悔やみ申し上げます |
| たびたびご連絡して | 取り急ぎご連絡いたしました |
| また機会があれば | （省略する） |
| 突然死・急死 | ご逝去・ご他界 |
| 生きているうちに | （省略する） |
NG文例
件名: ご連絡
〇〇さん、お母様がお亡くなりになったと聞きました。重ね重ねお悔やみ申し上げます。また落ち着いたら仕事の話もしましょう。
改善ポイント: 3つの問題点があります。①「重ね重ね」は忌み言葉、②「また」も忌み言葉、③お悔やみメールで仕事の話を持ち出すのは不適切です。件名も「ご連絡」では内容が不明で不親切。「お悔やみ申し上げます」「謹んでお悔やみ申し上げます」に言い換え、仕事の話は別のタイミングで行いましょう。
メールが不適切な場合
- 直属の上司や親しい関係者: メールより電話または弔電のほうが適切
- 葬儀の日程確認などを兼ねる場合: 電話で問い合わせるほうが親切
- 大変親しかった故人の遺族: メールより手紙や電話で気持ちを伝えることを検討する