総会通知、何をどう書けばいい？
マンション管理組合の総会通知は、区分所有法に基づき開催日の2週間前までに発送する必要があります。法律上の義務があるため、記載漏れがあると後から議決の有効性が問われることもあります。
ここでは「何を書けばいいかわからない」という管理組合の理事役員向けに、すぐ使える文例を場面別にまとめました。
通知文の文例
定期総会（通常総会）の通知
令和○年度 管理組合定期総会のご案内
○○マンション管理組合
組合員 各位
謹啓 時下ますますご清栄のことと存じます。
さて、下記のとおり令和○年度定期総会を開催いたします。
重要議案がございますので、ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご出席くださいますようお願い申し上げます。
敬具
記
日 時：令和○年○月○日（○曜日）午後7時00分〜
場 所：○○マンション 集会室
議 題：
第1号議案 令和○年度事業報告および収支決算報告の承認
第2号議案 令和○年度事業計画（案）の承認
第3号議案 令和○年度収支予算（案）の承認
第4号議案 管理費等の改定について
第5号議案 その他
ご出席できない場合は、同封の委任状にご記入・ご捺印のうえ、
○月○日（○曜日）までに管理事務室または下記へご返送ください。
以上
○○マンション管理組合 理事長
○○ ○○（氏名）
TEL：○○○-○○○○-○○○○
臨時総会の通知
緊急の修繕や規約変更など、定期総会以外のタイミングで開催が必要になった場合に使います。
臨時総会開催のご通知
○○マンション管理組合
組合員 各位
拝啓 時下ますますご清祥のことと存じます。
このたび、下記の重要事項についてご審議いただくため、
臨時総会を開催することとなりました。
皆様のご参加を心よりお待ち申し上げます。
敬具
記
日 時：令和○年○月○日（○曜日）午後7時30分〜
場 所：○○マンション 集会室（1階）
議 題：
第1号議案 ○○設備の緊急修繕工事実施の件
第2号議案 修繕工事費用の一部借入について
ご不明な点は、下記担当者までお問い合わせください。
以上
○○マンション管理組合 理事長
○○ ○○
連絡先：○○○-○○○○-○○○○（平日10〜18時）
委任状の文例
出席できない場合に提出する委任状です。
委 任 状
○○マンション管理組合
理事長 ○○ ○○ 殿
私は、令和○年○月○日に開催される
○○マンション管理組合 定期総会（または臨時総会）において、
下記の者を代理人と定め、議決権の行使を委任いたします。
委任する者：□ 管理組合理事長
□ その他 氏名（ ）
議案の取り扱い：□ 一切を委任します
□ 各議案の賛否を下記のとおり指定します
（賛成・反対を○でご記入ください）
第1号議案：賛成・反対
第2号議案：賛成・反対
令和○年○月○日
住所（部屋番号）： 号室
氏名： 印
書くときに気をつけること
議案の説明を添付する
通知文だけでは議案の内容が伝わりにくいため、各議案の概要を記した議案書や添付資料を同封するのが一般的です。「何を決めるのか」が事前にわかると、出席者が当日スムーズに審議に参加できます。
委任状の締め切りを明確に
委任状は「当日持参」でも受け付けることが多いですが、事前集計のため締め切りを設けておくと運営がスムーズです。「総会開催3日前まで」など、具体的な日付で記載しましょう。
管理規約の確認を忘れずに
開催通知の期限、定足数（組合員の過半数など）、議決要件（普通決議・特別決議の違い）は管理規約によって定められています。規約に反する手続きは後で無効を主張されるリスクがあるため、必ず事前に確認してください。
よくある疑問
Q. 通知は書面でなければいけませんか？
A. 管理規約に別段の定めがない限り、書面（紙）での通知が原則です。ただし、区分所有者全員の承認がある場合は電子メールや掲示板への掲示でも代替できる場合があります。マンションごとの規約をご確認ください。
Q. 欠席者が多く定足数に達しない場合はどうしますか？
A. 委任状の提出者も定足数に含めることができます。開催前に委任状を確認し、定足数を満たすか確認しておきましょう。足りない場合は改めて総会を招集する必要があります。
Q. 管理会社に通知文の作成を依頼できますか？
A. 多くの場合、管理委託契約の範囲内で管理会社がサポートしてくれます。文案のチェックや印刷・配布まで依頼できるケースもあるので、担当フロントマネージャーに相談してみましょう。